Tutto ciò che devi sapere sulla Gestione del magazzino:

Nell’amministrare la tua azienda, la gestione del magazzino è di fondamentale importanza e in questa guida troverai tutte le informazioni per Gestire al meglio il tuo magazzino.

Prima di tutto, occorre specificare che la gestione magazzino richiede molta responsabilità: se infatti gestisci il magazzino con superficialità, quando sarà il momento ricavare le informazioni tipiche di un magazzino (giacenze, flussi di carico e scarico, statistiche etc.), i dati non saranno più affidabili e si vanifica il lavoro svolto.

Dovrai quindi formare il tuo personale ad una corretta gestione magazzino e porre ciascun componente della tua azienda di fronte a precise responsabilità.

E’ possibile sintetizzare la gestione magazzino in tre elementi principali: 

• Movimentazione del magazzino
• Personale addetto alla movimentazione e la gestione magazzino
• Logistica

MOVIMENTAZIONE DEL MAGAZZINO

L’entrata e l’uscita di materiale dal magazzino avviene attraverso i documenti che accompagnano il materiale: per legge, è previsto che la merce viaggi accompagnata dal DDT (documenti di trasporto) oppure dalla fattura accompagnatoria. Non dimenticare che se utilizzi i documenti di trasporto per vendere, dovrai emettere regolare fattura entro il 15 del mese successivo a quello della consegna. La fattura potrà riepilogare in un solo documento tutti i DDT dello stesso mese. In Planet Premium esiste un’apposita funzione che consente di generare automaticamente le fatture, a partire dai DDT dello stesso cliente.

A fine anno dovrai generare l’inventario del tuo magazzino. In Planet Premium gestire il magazzino e l’inventario sarà un gioco da ragazzi. In ogni momento, anche dopo il 31 dicembre, potrai generare l’inventario di qualunque giorno passato (e quindi anche dell’ultimo giorno dell’anno); sarai in grado di correggere prezzi e quantità prima della stampa definitiva dell’inventario.

Ogni volta che ti verrà consegnata nuova merce, verifica sempre che le quantità indicate sul documento di trasporto, coincidano con le merce che effettivamente è arrivata.

Per ridurre al minimo il rischio di rimanere senza merce, prevedi di gestire la giacenza minima. Con Planet Premium, potrai infatti indicare per ciascun articolo una quantità minima sotto la quale verrai avvisato, al fine di riassortire il materiale.

Periodicamente effettua delle verifiche sulle effettive giacenze di magazzino, confrontandole con quelle indicate in Planet Premium. Sarà più facile individuare eventuali errori, senza doversene accorgere solo in occasione dell’inventario di fine anno.

Metti a disposizione degli addetti alla gestione magazzino, le procedure per la merce danneggiata o mancante.

Automatizza, quando possibile, il carico e scarico del materiale attraverso un lettore di codici a barre; sarà più facile effettuare meno errori.

PERSONALE ADDETTO ALLA MOVIMENTAZIONE E LA GESTIONE MAGAZZINO

Non consentire mai di prendere materiale del magazzino a chiunque lavori nella tua azienda; assegna ad una o più persone il ruolo di magazziniere (a tempo pieno nei grandi magazzini, o part time nei magazzini più piccoli).

Prevedi inoltre che in caso di assenza del magazziniere, vi sia una figura in grado di sostituirlo. Verifica inoltre periodicamente le procedure adottate dai magazzinieri. Meglio se i magazzinieri conoscono i prodotti che gestiscono, sarà più facile per loro effettuare una corretta gestione magazzino.

LOGISTICA DEL MAGAZZINO

La gestione magazzino va effettuata con una corretta gestione della logistica, che rappresenta l’insieme delle attività organizzative, gestionali e strategiche atte a gestire i flussi dei materiali del proprio magazzino.

Designa quindi correttamente le aree di stoccaggio merce e verifica periodicamente gli eventuali danni dovuti ad errori di stoccaggio.

La merce con rotazione maggiore, disponila nelle aree più facilmente accessibili del magazzino.

Il tasso di rotazione del magazzino, è fondamentale per il buon andamento della propria azienda. Esso rappresenta infatti il tempo necessario a ‘svuotare’ il magazzino e ‘riempirlo’ di nuovo.

Anche per ciascun articolo esiste un tasso di rotazione, ed è bene valutare se eliminare i prodotti a basso tasso per lasciare posto a quelli un tasso più alto.

Stimola il personale a pensare e suggerire miglioramenti nella gestione magazzino. Grazie alla loro esperienza, sono spesso le persone più qualificate a dare indicazioni per rendere più performante la gestione magazzino.