A. Creazione documenti
Abbiamo visto di passaggio come creare un nuovo documento di acquisto (fatture fornitori) e un nuovo carico (bolle del fornitore).

• Carico di magazzino (bolla del fornitore): menu magazzino -> carichi. Per creare un nuovo carico utilizzare il tasto INS; inserire il nome fornitore, il numero e la data del documento, e selezionare gli articoli presenti nel documento attraverso i listini o l’anagrafica di magazzino (la funzione di saldo verrà affrontata martedì).
• Documenti di acquisto (fatture fornitori): menu documenti fiscali e scadenziario acquisti. Per inserire un nuovo documento d’acquisto utilizzare il tasto INS; inserire gli importi, la data e il numero del documento, e cliccare su calcola scadenza. (Manuale | Video)

B. Saldo documenti
Lo strumento di Saldo è una procedura che aiuta l’utente a selezionare il materiale di ordini o carichi al fine di generare un nuovo documento:

• Saldo ordine cliente / R.D.A.: procedura guidata per gestire gli ordini di uno o più clienti e preparare il documento di consegna (DDT, fattura, vendita al bancone, assegnazione in commessa) o un ordine al fornitore.
• Saldo ordine fornitore: procedura guidata per gestire gli ordini di uno o più fornitori e preparare il documento di carico magazzino o l’assegnazione del materiale direttamente ad una commessa.
• Saldo carichi di magazzino: procedura guidata per gestire i documenti di carico e preparare un documento di consegna (DDT, fattura, vendita al bancone, assegnazione in commessa).
• Accedendo ad una delle tre procedure di saldo, verrà chiesto di selezionare il cliente o il fornitore (a seconda del tipo di saldo) oppure accedere a tutto il back order.

N.B.: La funzione di saldo documenti può essere lanciata accedendo al menu “vendite e acquisti”, o direttamente all’interno dell’elenco documenti di una commessa.

• Dopo aver selezionato uno o più clienti/fornitori, si aprirà la maschera vera e propria della procedura guidata di saldo.
• ATTENZIONE: la funzione di saldo blocca tutti gli ordini interessati e non saranno quindi più accessibili ad altri utenti fino a quando la procedura non verrà chiusa. In un ambito di rete locale è quindi consigliato visualizzare solo gli ordini (o i carichi) di un determinato cliente, in modo tale che tutti gli altri rimangano accessibili agli altri utenti. Ciò renderà anche più rapido l’ingresso alla funzione di saldo.
• Comparirà la lista del materiale interessato in un unico elenco (anche se il materiale mostrato è contenuto all’interno di più documenti). A questo punto si potrà selezionare il materiale da evadere, indicando l’esatta quantità nella colonna gialla “qtà da evadere”. Per evadere tutta la quantità di una riga, premere la barra spaziatrice.

Nella testata della finestra si possono applicare alcuni filtri per facilitare la selezione del materiale:

• Cod.art.fornitore: indicare una parte o tutto il codice articolo fornitore; verranno mostrati solo gli articoli che iniziano per la porzione di codice digitato.
• Cod.art.produttore: indicare una parte o tutto il codice articolo produttore; verranno mostrati solo gli articoli che iniziano per la porzione di codice digitato.
• Parziale: marcando questa casella, verranno visualizzati tutti gli articoli che contengono la porzione di codice digitato in una dei due campi precedenti (e quindi non solo quelli inizianti per…).
• Descrizione articolo: indicare una parte della descrizione dell’articolo; verranno mostrati solo gli articoli che contengono la porzione di descrizione digitata.
• Commessa: indicare i riferimenti di una commessa per filtrare solo le righe degli ordini che appartengono ad essa.

Dopo che tutto il materiale da evadere è stato selezionato, premere il pulsante elabora. Si aprirà la finestra di Generazione documento che consente di impostare alcuni parametri:

• Tipo di documento da generare: quando si evade un ordine cliente, è possibile generare uno dei seguenti documenti: DDT, fattura o Vendita al banco (per vendite con corrispettivi).
• Operazioni sul documento di origine: indica se movimentare il documento di origine.
• Riferimenti documenti di origine: marcando questa opzione, verranno riportati sul nuovo documento creato tutti i riferimenti del documento originale.
• Cliente: nome del cliente del documento che si sta per generare.
• Riferimenti commessa: questi campi contengono eventuali riferimenti ad una commessa, affinché il documento originato sia automaticamente legato ad essa.
• Riferimento documento fornitore (solo per la creazione di carichi): questi campi contengono la data ed il numero del DDT del fornitore. Il Protocollo è un valore ad uso interno nel caso si protocollassero tutti i documenti di carico.
• Premere “genera” per procedere con il saldo e quindi la generazione del documento di destinazione che al termine dell’operazione verrà aperto. (Manuale)

A. Fatture / prima nota
Per evitare di creare confusione, le fatture di vendita e di acquisto, così come i DDT in entrata e in uscita, vengono chiamati in modo diverso. Le fatture emesse sono dunque chiamate “fatture”, mentre quelle del fornitore sono chiamate “documenti d’acquisto”. Le bolle del materiale in uscita si chiamano semplicemente “DDT”, e quelle del fornitore vengono chiamate “carichi”. Fatta questa premessa vediamo come procedere operativamente per gestire fatture e documenti d’acquisto con i software gestionali Tecnos.

• – Per creare una fattura accedere al menu “documenti fiscali” e selezionare la voce “fatture”. Creare un nuovo documento attraverso l’apposito pulsante (o tasto INS). Selezionare gli articoli da magazzino (F8) o dai listini (CTL+F8) o, in alternativa, compilare manualmente il campo “descrizione”. Indicando il cliente e la modalità di pagamento sarà possibile gestirne le relative scadenze (accedendo alla schermata omonima) e all’occorrenza creare la prima nota. (N.B.: le fatture di avanzamento lavori o di acconto hanno di norma soltanto la riga libera di descrizione)
• – Ogni fattura creata con questa modalità potrà essere successivamente legata ad una commessa, semplicemente cliccando sul pulsante “pagina aggiuntiva” e selezionando la commessa desiderata nell’apposito campo. (N.B. le fatture possono essere create direttamente all’interno di una commessa, in modo da automatizzare il legame. Ovviamente ogni fattura creata all’interno di una commessa, sarà visualizzabile anche nell’elenco generale delle fatture).
• – Come in tutte le schermate del software, sarà possibile ricercare una fattura nel relativo elenco attraverso la funzione di ricerca incrementale (semplicemente digitando alcune lettere dopo aver posizionato il mouse sulla colonna interessata), oppure applicando dei filtri di ricerca avanzata (tramite il pulsante “imposta filtro”).
• – Accedendo al menu “stampe” → “vendite” (o “acquisti”) è possibile visualizzare evolute anteprime degli scadenzari, esportabili in un file pdf. Ad ogni stampa possono essere applicati numerosi filtri.
• – Ad ogni fattura creata sarà possibile associare eventuali documenti originali allegati tramite la funzione “immagini allegate”, disponibile all’interno della scheda “comandi aggiuntivi”.
• – Ogni fattura creata potrà essere esportata nei principali formati (Word, Excel, Pdf, ecc). (Manuale | Video)

B. Documenti di acquisto (fatture fornitori)
Per registrare un documento d’acquisto, accedere al menu “documenti fiscali” e selezionare la voce “scadenzario acquisti”. Tramite il pulsante nuovo documento (o tasto INS) è possibile registrare i dati del documento di acquisto (fornitore, numero documento, data, importi, IVA, tempi e modalità di pagamento). Una volta marcato il documento come “saldato” sarà possibile generare la riga in prima nota.
Tramite il pulsante “seleziona immagine” sarà possibile allegare ad ogni documento d’acquisto il documento originale (acquisito tramite scanner, o allegato direttamente se già in formato digitale). (Manuale | Video)

A. Procedure di manutenzione e aggiornamento
Aggiornare il programma e i listini è un’operazione semplice e veloce. Vediamo come procedere:

• – Per aggiornare il programma accedere al menu Utilità e selezionare la voce aggiornamento internet;
• – Per aggiornare i listini accedere al menu Listini (CTRL+F8) e premere il pulsante aggiornamento. (Manuale | Video)

B. Procedure di salvataggio e backup
È assolutamente consigliato effettuare il salvataggio dei dati inseriti nel software con regolarità. Sono disponibili due strumenti per il backup:

• – Un backup in locale (su hard-disk o su unità esterna);
• – Un backup su server remoto (iBackup) – funzione attivabile facoltativamente.

Entrambe le funzioni sono accessibili tramite il menu Utilità alla voce Salvataggio. (Manuale | Video)

C. Tasti rapidi
Per velocizzare i processi di inserimento e compilazione dei dati, è consigliabile utilizzare le chiavi rapide, anziché cliccare con il mouse sui pulsanti di menu (in ogni caso segnaliamo che accanto a molti pulsanti è indicata la chiave rapida corrispondente). Di seguito riportiamo alcuni esempi di chiavi rapide di comune utilizzo:

• – Tasto INS (crea un nuovo documento o inserisce una nuova riga in un documento);
• – Combinazione di tasti CTRL+CANC (cancella un documento o una riga);
• – Tasti F9 e ESC (consentono di uscire da una scheda/maschera/finestra del programma);
• – Tasti F8 e CTRL+F8 (aprono rispettivamente il magazzino e i listini).

Si veda, per maggiori informazioni, l’allegato 1 di questa guida. (Manuale | Video)

A. Gestione delle commesse
Una commessa non è altro che un contenitore, una cartelletta virtuale in cui raccogliere tutti i documenti e le risorse utilizzate in un determinato cantiere.
Accedendo al menu “strumenti” à “commesse”, è possibile visualizzare tutte le proprie commesse, e crearne altre.

• – All’interno di una commessa sarà possibile, tramite il menu posto a fondo pagina, creare, inserire, modificare e gestire i documenti (fatture, ddt, ordini, carichi, ecc), le risorse e i materiali legati a quella determinata commessa. (N.B.: a seconda della versione del software utilizzata, sarà possibile gestire più o meno tipologie di documenti).
• – La procedura di creazione documenti all’interno di una commessa è identica a quella relativa alla creazione di qualsiasi documento.
• – Per inserire dei materiali in un documento o nell’elenco del materiale in consegna diretta, è possibile attingere all’anagrafica di magazzino (F8) o ai listini (CTRL+F8).
• – Per inserire delle ore di manodopera, si potrà accedere alla propria anagrafica di mazzino, o semplicemente cliccare sul pulsante “inserimento rapido manodopera”. (Manuale | Video)

B. Fasi lavorative
Qualora si rendesse necessario suddividere la commessa in più sottocommesse, sarà possibile suddividere la commessa in “fasi lavorative”, a loro volta suddivisibili in sottofasi.
Tramite l’opzione “contabilità commessa” sarà possibile monitorare la situazione aggiornata per ogni fase lavorativa e/o sottofase. Sempre all’interno della schermata “contabilità commessa” sarà possibile premere il pulsante “stampa” e selezionare l’opzione “contabilità commessa fasi lavorative”, in modo da visualizzare un prospetto stampabile e/o esportabile in formato pdf. (Manuale | Video)